Форма путевого листа 2018 рб
Форма путевого листа 2018 рб
Материал помещен в архив
ПУТЕВОЙ ЛИСТ: ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ ЕГО ПРИМЕНЯТЬ?
В связи с тем что с 25 октября 2011 г. на основании постановления Минфина РБ от 31.08.2011 № 88 «О внесении изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 26 ноября 2010 г. № 138» путевые листы перестали быть бланками строгой отчетности, многие организации стали задаваться вопросом: «А нужно ли их тогда вообще оформлять?».
Сразу следует сказать, что путевые листы оформлять нужно.
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 26 февраля 2018 г. субъектам хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности разрешено выполнять автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп.4.5 п.4 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).
Обязанность по заполнению путевых листов установлена законодательством
Подтверждение этому – нормы нормативных документов.
Так, в части первой ст.40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) сказано, что транспортными документами при выполнении автомобильных перевозок грузов признаются:
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 2 сентября 2016 г. постановлением Минфина РБ от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма товарно-транспортной накладной ТТН-1;
• международная товарно-транспортная накладная «CMR» (далее – CMR-накладная), составленная согласно Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), принятой в г.Женеве 19 мая 1956 г.;
• иные документы в соответствии с законодательством.
Использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется путевым листом (часть вторая ст.40 Закона № 278-З).
Путем внесения записи в путевой лист оформляется автомобильная перевозка груза нетоварного характера.
Обязанности по составлению путевого листа возлагаются на автомобильного перевозчика (далее – перевозчик) (часть шестая ст.40 Закона № 278-З).
Необходимость наличия путевых листов и предъявления их в автодорожных пунктах пропуска при выезде из Республики Беларусь и въезде в Республику Беларусь установлена п.24 Положения о порядке осуществления контроля за выполнением международных автомобильных перевозок по территории Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.05.2008 № 776.
От редакции «Бизнес-Инфо»
Со 2 февраля 2014 г. вместо Положения № 776 следует руководствоваться Положением о порядке осуществления автомобильного контроля таможенными органами и Транспортной инспекцией Министерства транспорта и коммуникаций, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 27.01.2014 № 71.
Обязательное наличие путевых листов также предусмотрено:
• пунктом 28 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 972;
• пунктом 340 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 970.
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 11 марта 2016 г. п.340 Правил № 970 на основании постановления Совета Министров РБ от 05.02.2016 № 102 изложен в новой редакции.
Таким образом, наличие путевого листа при осуществлении перевозок пассажиров и грузов обязательно.
При выполнении перевозок для собственных нужд наличие путевого листа обязательно
Некоторые организации, которые выполняют перевозки грузов и пассажиров только для собственных нужд, утверждают, что для них наличие путевого листа необязательно. Но это мнение ошибочно.
Транспортной признается деятельность, представляющая собой совокупность организационных и технологических операций по перемещению грузов, пассажиров и багажа автомобильным, воздушным, железнодорожным, морским, внутренним водным, городским электрическим транспортом, метро и иным транспортом, а также транспортно-экспедиционная деятельность, другие связанные с перевозкой транспортные работы и услуги, выполняемые (оказываемые) на договорной основе или иных законных основаниях (ст.1 Закона РБ от 05.05.1998 № 140-З «Об основах транспортной деятельности»).
В соответствии со ст.1 Закона РБ № 278-З:
• автомобильным транспортом признается такой вид транспорта, на котором перевозки выполняются с использованием автомобилей и автопоездов, а также коммуникаций;
• автомобильная перевозка – автомобильная перевозка пассажиров и багажа или грузов;
• автомобильная перевозка для собственных нужд – автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этого юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 23 января 2018 г. следует руководствоваться определением «автомобильная перевозка для собственных нужд» согласно абзацу 5 ст.1 Закона № 278-З (в редакции Закона РБ от 17.07.2017 № 50-З, далее – Закон № 50-З).
Поэтому и при осуществлении автомобильных перевозок для собственных нужд организации необходимы путевые листы.
Форму путевого листа организация может разработать самостоятельно
Транспортные документы оформляются в порядке, установленном Министерством финансов РБ (далее – Минфин РБ) по согласованию с Министерством транспорта и коммуникаций РБ (далее – Минтранс РБ), за исключением оформления CMR-накладной, которое осуществляется в порядке, установленном Минтрансом РБ по согласованию с Минфином РБ (часть пятая ст.40 Закона № 278-З).
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 23 января 2018 г. следует руководствоваться частью пятой ст.40 Закона № 278-З с изменениями, внесенными Законом № 50-З.
Инструкция о порядке оформления транспортных документов утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138). В приложении 1 к Инструкции № 138 приведена форма путевого листа.
Путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности (п.3 Инструкции № 138).
Путевой лист должен содержать следующие сведения (п.4 Инструкции № 138):
• период действия путевого листа;
• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
• марку и регистрационный знак автомобиля;
• данные о водителе;
• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
• отметки о техническом состоянии автомобиля;
• данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;
• данные о движении топливно-смазочных материалов;
• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.
Заполнение всех необходимых сведений в путевом листе производится уполномоченными перевозчиком лицами. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В путевой лист допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией № 138 (п.2 Инструкции № 138).
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (подп.1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее – Указ № 114)).
От редакции «Бизнес-Инфо»
С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. В соответствии с п.1 ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.
Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее – постановление № 360), в соответствии с Указом № 114 обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования.
Формы первичных учетных документов, не перечисленных в постановлении № 360, могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином РБ (подп.1.3 п.1 Указа № 114).
При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (за исключением поименованных в постановлении № 360).
Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения (подп.1.4 п.1 Указа № 114):
• наименование документа, дату его составления;
• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Таким образом, нормы Инструкции № 138 не противоречат нормам Указа № 114.
Следовательно, на основе Инструкции № 138 и руководствуясь Указом № 114, организации могут разработать свою необходимую для них форму путевого листа и закрепить ее в учетной политике. Но повторим: путевой лист должен содержать все сведения, учитывающие особенности работы организации и необходимые для полного учета работы автотранспорта.
Наличие путевого листа – основание для списания топлива
Путевой лист как первичный учетный документ необходим также для контроля за расходованием топлива и списанием его стоимости в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли.
Некоторые специалисты считают, что с 1 января 2010 г. (даты вступления в силу Особенной части Налогового кодекса РБ (далее – НК)) для целей исчисления налога на прибыль применять нормы Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141), необязательно.
Вместе с тем нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь (п.2 Инструкции № 141). Кроме того, на практике могут иметь место и случаи хищения топлива водителями, которые, как правило, труднодоказуемы. Поэтому учитывать весь расход топлива при налогообложении прибыли нет оснований.
Такой же позиции придерживаются специалисты налоговых органов в письме МНС РБ от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль».
При налогообложении не учитываются затраты на оплату топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организации в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 НК). Установленное требование распространяется в т.ч. на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.
При эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок, норма расхода топлива устанавливается руководителями организаций или индивидуальными предпринимателями (часть вторая п.2 Инструкции № 141).
Кроме того, руководитель организации имеет право понижать нормы расхода топлива, установленные Минтрансом РБ (п.5 Инструкции № 141).
Таким образом, нормы, а следовательно, размер включаемых в состав затрат расходов на топливо при эксплуатации автотранспорта может быть определен внутренним документом организации самостоятельно. При этом в состав затрат, учитываемых при налогообложении, включается расход топлива в пределах установленных норм его расхода.
Что делать, если путевой лист утерян?
Отсутствие первичного учетного документа может привести к серьезным последствиям при проверке организации контролирующими органами.
Что делать, если утрачен путевой лист?
Организация вправе восстановить его. Возможность восстановления утерянных (утраченных) первичных документов вытекает из части второй п.2 ст.81 НК, а также абзаца 8 подп.9.2 п.9 Указа Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь».
Путевые листы: бланки в 2018-2019 годах
Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ – путевой лист. О бланках путевых листов, применяемых на практике, и пойдет речь.
Формы путевых листов
Путевой лист автобуса
Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, применяемые формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
При этом важно, чтобы в путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
При составлении путевых листов в 2018-2019 годах необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152) Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476.
Так, на путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:
- дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
- подпись, Ф.И.О. контролера.
Обязанность вносить в путевой лист сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства распространяется не только на организации и ИП, которые оказывают услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатируют транспорт исключительно в своих производственных целях (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС, п.3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).
Путевые листы: бланки (скачать)
Утвержденные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 унифицированные путевые листы скачать бесплатно можно по приведенным ниже ссылкам:
К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оборудованные специальным оборудованием для выполнения указанных функций (например, пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).
Поэтому, если вам нужен, например, путевой лист автокрана (бланк), скачать бесплатно его можно по приведенной выше ссылке.
Учитывая, что указанные унифицированные формы не содержат все обязательные реквизиты путевых листов, в частности сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства, о предрейсовом (а в необходимых случаях и послерейсовом) медицинском осмотре водителя, их необходимо доработать.
Реестр путевых листов: бланк в Excel
Необходимо иметь в виду, организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.
Реестр путевых листов: бланк (скачать)
Подробнее о заполнении путевых листов читайте нашу консультацию.
Закреплять ли в учетной политике форму документа о работе авто вместо путевого листа?
Вопрос: Транспортная организация оказывает услуги по перевозке грузов. Для учета работы грузовых автомобилей (количество использованного топлива, задание водителю и т.д.) она использует самостоятельно разработанный документ, взяв за основу ранее применявшуюся форму путевого листа. Стоимостные показатели данный документ не содержит. Обязательно ли включать его форму в учетную политику?
Ответ: Разработанную организацией форму документа для учета работы грузового автомобиля, не содержащую стоимостных показателей, не обязательно закреплять в учетной политике. Такой документ не относится к первичным учетным документам.
Обоснование: До 26 февраля 2018 г. путевой лист являлся одним из обязательных транспортных документов при выполнении автомобильных перевозок грузов по соответствующим договорам. С этой даты субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов .
Данный документ содержал в том числе сведения, необходимые для расчета стоимости использованного топлива для последующего отражения в бухучете и при налогообложении прибыли. В частности, в нем имелись сведения о фактическом и нормативном расходе топлива в натуральных единицах измерения, задании водителю и т.д. Эти сведения необходимы организации и при отмене такого транспортного документа, как путевой лист. Форму документа, в котором они фиксируются, организация в настоящее время определяет самостоятельно.
В свою учетную политику организация должна включать разработанные ею для применения формы первичных учетных документов (ПУД) .
ПУД является основанием для отражения хозяйственной операции в бухучете и обязательно должен содержать ее оценку в стоимостных показателях .
В рассматриваемой ситуации организация для учета работы грузовых автомобилей разработала документ на основе ранее применявшейся формы путевого листа. При этом стоимостные показатели в данный документ не включаются. Следовательно, он не может быть признан ПУД вне зависимости от наличия иных обязательных для ПУД реквизитов и является лишь основанием для составления ПУД на списание в учете стоимости израсходованного топлива.
Обязанности закреплять в учетной политике разработанные организацией формы документов, помимо ПУД, законодательство не содержит.
